E-Mails in 5 Sätzen beantworten

Du kennst es sicherlich: morgens schaltest du deinen Computer im Büro ein, startest dein E-Mail-Programm und da blinken 50 oder vielleicht sogar 100 neue Nachrichten in deinem Eingangskorb auf. Wieder einmal ein Berg an neuen ungelesenen E-Mails wartet auf dich. Jeden Tag dasselbe Spiel. Doch mit der fünf Sätze Regel bist du ein besserer und erfolgreicherer Spieler in diesem Spiel. Mit der 5-Sätze-Regel kommst du schneller durch den Berg und hast mehr Zeit für die wichtigen Dinge.

Jeden Tag immer die ganze Flut an E-Mails zu beantworten und teilweise ausführliche und verständliche Antwort schreiben zu müssen ist ein Zeitfresser. Eine E-Mail in der Länge einer SMS wäre doch super? Ist das möglich?

Ja. Es ist möglich.

Was verbirgt sich hinter der 5-Sätze-Regel?

„Behandle jede E-Mail Antwort wie eine SMS Text Nachricht, indem du nur eine gewisse Anzahl an Buchstaben verwendest. Da es schwieriger ist Buchstaben zu zählen, zählen wir eben Sätze. Five.Sentences.es ist eine persönliche Richtlinie, die besagt, dass alle E-Mail Antworten – egal welches Thema oder Empfänger – nur mit 5 oder weniger Sätzen beantwortet wird. Das ist doch einfach.“ So steht es (etwas frei übersetzt) auf der Seite von http://five.sentenc.es/, die von Designer Mike Davidson verbreitet wird. Mittlerweile gibt es Menschen, die ihre E-Mail Antworten auf zwei, drei oder vier Sätze beschränken.

Eine E-Mail in maximal 5 Sätzen zu beantworten ist manchmal schwierig. Auf die Mail „Sollen wir heute gemeinsam Mittagessen gehen?“ kann man mit einem Satz antworten. Doch auf lange E-Mails eine angemessene Antwort zu formulieren, die nicht schroff klingt, ist eine Herausforderung.

Meine Erfahrung mit der 5-Sätze-Regel und wer es auch nutzt

Nach einigen Wochen ausprobieren, hatte ich den Bogen raus und antworte seitdem nur noch mit weniger als 5 Sätzen auf eine E-Mail. Selbst, wenn ich eine E-Mail schreibe, ist diese maximal 5 Sätze lang. Überraschenderweise gab es keine Reaktion auf meine Umstellung aus meinem Umfeld. Ziel erreicht.

Eine wirklich bekannte Persönlichkeit, die sich an diese Regel gehalten hat war Appel Gründer Steve Jobs. Seine E-Mails waren immer nur auf das nötigste reduziert und bestanden manchmal lediglich aus einem Satz. Einige Beispiele kannst du hier finden: http://stevemail.tumblr.com/

Was, wenn die Antwort nicht in 5 Sätze passt?

Die Lösung: ein persönliches Gespräch. Eine Antwort, die du nicht in 5 Sätzen formulieren kannst, ist ein Thema, dass entweder komplex oder umfassend ist. In einem persönlichen Gespräch lässt sich das viel besser klären und lösen.

Was bringt dir diese Regel?

  1. Du kannst eine E-Mail nun in wenigen Minuten beantworten,
  2. Der Inhalt deiner E-Mails ist auf das wichtigste reduziert,
  3. Dein Posteingang leert sich schneller,
  4. Die Informationen werden komprimiert,
  5. Der Empfänger kann deine E-Mail super auf seinem Smartphone oder Tablet lesen (was vor allem bei den Chefs wichtiges) und
  6. Für deinen Empfänger ist es einfacher und schneller deine E-Mail zu lesen.

Wie kannst du diese Regel anwenden?

Ganz einfach: machen. Wenn du am Anfang niemandem vor den Kopf stoßen möchtest mit deinen kurzen Antworten gibt es eine Hilfestellung. Füge in deine Signatur folgenden Zusatz ein:

Q: Why is this email five sentences or less?

A: http://five.sentenc.es

Nach einiger Zeit kannst du diesen Zusatz wieder aus deiner Signatur entfernen, wenn er dich stört.

Nun bist du an der Reihe. Versuche gleich heute mindestens eine E-Mail in maximal 5 Sätzen zu beantworten.

Lass mich von deinen Erfahrungen mit dieser Regel wissen und ob du es geschafft hast, sie für dich zu nutzen.

 

Bilder: Pixabay

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2 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hallo Maximilian,

    danke für deinen coolen Blogeintrag. Finde ich wirklich sehr gelungen! Produktivität und Effizienz sind wirklich entscheidend für den persönlichen Erfolg. Jeder weiß wieviel Energie man mit dem Schreiben von aufgeblasenen E-Mails vernichten werden kann. Energie die woanders gebraucht wird!

    Im Prinzip wird aus meiner Sicht hier das Pareto-Prinzip angewendet. Mit 20% des Aufwandes (in diesem Fall die bis zu 5 Sätze) Lassen sich 80% des Ergebnisses generieren.

    In den allermeisten Fällen ist das ausreichend und es geht sehr viel Leichter und Müheloser.

    Viele Grüße

    1. Hallo Daniel,
      sehr gerne 😉
      Du sagst es.. wir verschwenden leider viel zu oft unsere kostbare Zeit und Energie an der falschen Stelle. Wir fokussieren uns auf Aufgaben und Tätigkeiten, die uns persönlich nicht weiterbringen.
      Genau, die Anwendung von Pareto trifft es ganz genau!
      Viele Grüße
      Maximilian

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