Die 2-Minuten-Regel

Wie viele neue E-Mails hast du heute wieder in deinem Posteingang? 50, 100 oder sogar 200? Du schaffst es nicht mehr Herr über die ganzen eingehenden E-Mails zu werden? Dann solltest du so schnell wie möglich von der 2-Minuten-Regel erfahren!

Wie hat die 2-Minuten Regel mich verändert?

Seitdem ich die 2-Minuten-Regel kenne, schaffe ich es, dass mein E-Mail-Eingang komplett leer ist, wenn ich das Büro verlasse. Keine E-Mail mehr im Eingang – wirklich keine. Du denkst dir jetzt sicherlich: „Klar, wenn ich alle E-Mails lösche oder in einen anderen Ordner verschiebe, ist mein Eingangs-Postfach auch leer.“

Ich kann dich beruhigen, dass das bei mir nicht der Fall ist. Alle E-Mails sind von mir bearbeitet worden. Hinzu kommt noch, dass ich nicht mehr Zeit dazu benötige und dadurch keine Überstunden machen muss.

Was ist die 2 Minuten Regel?

Die Regel stammt aus dem Buch „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen. In diesem Buch beschreibt David Allen, wie man die Dinge in seinem Leben geregelt bekommt. Das Buch hilft dir dein Selbstmanagement zu verbessern, genauso wie meine Inhalte.

Nun aber zu der 2-Minuten-Regel, denn diese besagt:

  1. Alles was du in einer Zeit von zwei Minuten oder weniger erledigen kannst, erledigst du sofort!

Beispiel: wenn du eine Mail in unter 2 Minuten beantworten kannst, dann mache es sofort. Oder ein weiteres Beispiel ist, wenn du nach Hause kommst, räume deine Schuhe direkt in den Schrank, wenn du sie ausziehst.

  1. Alles was länger als zwei Minuten dauert, schreibst du auf deine ToDo-Liste und arbeitest diese Aufgabe zum entsprechenden Zeitpunkt ab.

Beispiel: du bekommst von deinem Chef eine E-Mail mit der Aufgabe den aktuellen Monats-Bericht zu erstellen, diesen schaffst du in 2 Minuten nicht, also kommt diese Aufgabe auf deine ToDo-Liste.

Weitere Rahmenbedingungen, die du bei der 2-Minuten Regel beachten solltest:

  • Es spielt keine Rolle, welche Priorität die Aufgabe/E-Mail hat, denn du erledigst sie einfach direkt.
  • Wenn die Aufgabe oder E-Mail total unwichtig ist, dann lösche sie einfach. Denn wenn sie dir keine 2 Minuten wert ist, wird sie auch zu keinem späteren Zeitpunkt mehr wichtig sein. Wenn du dir nicht ganz scher bist, kannst du die E-Mail zur Not noch in einen Archiv-Ordner schieben.

 

An dieser Stelle möchte ich noch kurz David Allen zitieren, denn ich kann ihm nur zustimmen:

The two – minute rule is magic

Welche Vorteile biete die 2-Minuten-Regel?

Folgende Vorteile bietet dir die 2-Minuten-Regel:

  1. Du kannst deine E-Mails schnell abarbeiten, auch mit Hilfe der der 5-Sätze Regel.
  2. Du kommst gleich ins tun und schiebst das Erledigen nicht lange vor dir her.
  3. Alles was länger dauert, wandert auf deine ToDo-Liste, kann zeitlich geplant und priorisiert werden.
  4. Du musst nicht mehr dran denken, dass du noch etwas tun musst.
  5. Dein E-Mail Posteingang ist am Ende des Tages geleert und du fühlst dich super entspannt.

Das gute Gefühl kann ich nur bestätigen, da wie schon erwähnt mein E-Mail Posteingang immer am Ende des Tages leer ist. Das nennt man auch Inboxzero. Mit der 2-Minuten Regel ist das auch immer zu schaffen!

Nun bist du dran!

Leere deinen E-Mail Posteingang innerhalb kurzer Zeit mit der 2-Minuten Regel. Du wirst feststellen, dass es dir wirklich schnell und vor allem einfach von der Hand gehen wird.

Kanntest du diese Regel bereits? Wenn ja, hat sie dir geholfen und dich vorangebracht? Oder kennst du andere Methoden oder Techniken, die dich dabei unterstützen, deinen E-Mail Posteingang unter Kontrolle zu haben? Hinterlasse mit doch einfach einen Kommentar oder schicke mir eine E-Mail.

Bilder: Pixabay

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2 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hey Maximilian,

    wieder ein geiles und wichtiges Thema.

    Oh Mann, wenn ich an die hunderten E-Mails und das ständige E-Mail-Ping-Pong zurück denke, das ich in Anstellung erlebt habe.
    Bei uns in der Firma hat alles über Mails funktioniert. Viele haben praktisch über Mails gearbeitet und beinahe nicht anderes getan, als Besprechungen zu besuche und Mails zu schreiben.

    Ich denke mir immer wieder:
    + Wie viel mehr Leistung und Potenzial könnte eine Firma mobilisieren, wenn ihre Mitarbeiter endlich verstehen, mit Mails umzugehen?

    Alles Liebe Robert

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